Politica de confidențialitate — Laborator

Cum prelucrăm datele cabinetelor stomatologice partenere, ale reprezentanților lor și ale fidejusorilor care garantează contractele de custodie.

Operator distinct. Datele descrise aici sunt prelucrate de SMILE MAX LABORATOR DENTAR DIGITAL S.R.L., CUI 39155353. Datele pacienților clinicii sunt prelucrate de SMILE MAX CLINIQUE S.R.L., CUI 46200473, sub politica clinicii. Cele două societăți sunt operatori independenți.

1. Operatorul

SMILE MAX LABORATOR DENTAR DIGITAL S.R.L., societate cu răspundere limitată, sediul în Str. Spitalului nr. 36, Ap. 13, Municipiul Reșița, județul Caraș-Severin, România, CUI 39155353, Registrul Comerțului J2018000209118. Pentru orice chestiune legată de datele personale: lab@smilemax.eu sau 0770 486 486.

2. Ce date prelucrăm și de ce

2.1. Datele cabinetului și ale reprezentanților lui

Denumire, CUI, sediu, date de contact ale persoanei care ne scrie sau ne sună: nume, e-mail, telefon, funcție.

Scop: transmiterea ofertei, încheierea și derularea contractului, facturare, comunicări legate de comenzi.
Temei: executarea contractului sau demersuri precontractuale la cererea cabinetului — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR; respectiv obligații legale fiscale și contabile — art. 6 alin. (1) lit. c).

2.2. Datele fidejusorului, inclusiv codul numeric personal

Pentru contractele de custodie a echipamentului solicităm un contract de fidejusiune. Fidejusorul este o persoană fizică, iar pentru identificarea lui în contract prelucrăm: nume și prenume, seria și numărul actului de identitate, domiciliul și codul numeric personal (CNP).

Scop: identificarea fără echivoc a garantului într-un act juridic opozabil, așa cum cere natura fidejusiunii (art. 2280 și urm. Cod civil).
Temei: executarea contractului la care fidejusorul este parte — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

CNP-ul primește tratament special. Este un număr de identificare național în sensul art. 87 GDPR, iar art. 4 din Legea nr. 190/2018 impune garanții suplimentare pentru prelucrarea lui. În consecință: CNP-ul se colectează exclusiv în cadrul contractului de fidejusiune, nu apare în oferte, în corespondența comercială sau în vreun formular de pe site, nu se transmite către terți în scopuri de marketing, iar accesul la el este limitat la persoanele care întocmesc și arhivează contractele.

Nu colectăm CNP-uri prin site. Formularele online cer cel mult datele de contact ale cabinetului. Datele fidejusorului se preiau la momentul semnării contractului.

2.3. Datele pacienților primite odată cu lucrările

Fișierele de scanare și documentația clinică pot conține date ale pacienților cabinetului. Pentru acestea, cabinetul este operatorul, iar Laboratorul este persoană împuternicită(art. 28 GDPR): le prelucrăm exclusiv pe baza instrucțiunilor cabinetului, doar pentru execuția lucrării comandate, și nu le folosim în niciun alt scop.

3. Cât păstrăm datele

Documente contabile și facturi: 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991.
Contracte de colaborare, custodie și fidejusiune: pe durata contractului plus termenul general de prescripție de 3 ani, iar unde legea fiscală impune mai mult, termenul mai lung.
Cereri de ofertă care nu se finalizează într-un contract: maximum 12 luni.
Fișiere de scanare și modele digitale: pe durata necesară execuției și a eventualelor remedieri, apoi se șterg conform instrucțiunilor cabinetului.

4. Cui transmitem datele

Contabilului nostru, firmei de curierat pentru livrarea lucrărilor, furnizorului de servicii de e-mail, Meta Platforms Ireland Ltd. — exclusiv date de contact profesionale transformate prin hash, conform punctului 4.1 — și, unde e cazul, societății de asigurare la care se cesionează polița pentru echipament. Fiecare primește strict datele necesare scopului său.

Nu vindem date. Le transmitem în scop de marketing într-un singur caz, descris la punctul 4.1: audiențele personalizate Meta. Nu efectuăm transferuri în afara Spațiului Economic European în afara celor care rezultă din utilizarea furnizorilor de servicii menționați, caz în care se aplică garanțiile prevăzute de capitolul V GDPR.

4.1. Marketing către cabinete

Folosim datele de contact profesionale ale cabinetelor — denumire, adresă de e-mail, telefon, CUI — pentru a prezenta serviciile laboratorului: oferte, condiții de colaborare și programul de scanner în custodie. Nu folosim în acest scop date ale pacienților și nu ne adresăm persoanelor fizice în calitate de consumatori.

Temeiul este interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR): comunicarea între profesioniști despre servicii care țin de activitatea destinatarului. Am pus în balanță acest interes cu drepturile destinatarilor și am reținut că prelucrarea se limitează la date profesionale, deja folosite public în relația comercială.

Te poți opune oricând, fără să justifici motivul, scriind la lab@smilemax.eu. Opoziția se aplică imediat și definitiv: adresa intră pe o listă de excludere, păstrată exact în acest scop.

Audiențe personalizate

Transmitem către Meta Platforms Ireland Ltd. date de contact profesionale transformate ireversibil prin funcția SHA-256 (hash), pentru ca reclamele noastre să fie afișate cabinetelor relevante și pentru a evita difuzarea lor către cabinete care sunt deja clienți. Meta nu primește adrese în clar, iar datele care nu produc o potrivire sunt eliminate. Rolul nostru și al Meta este de operatori asociați pentru această operațiune.

Separat, pe paginile din zona pentru cabinete folosim Meta Pixel, dar numai după consimțământul exprimat în bara afișată acolo — vezi politica de cookies.

De unde avem datele

Din două surse, ambele profesionale: (a) direct de la tine, prin formularele de pe site sau prin corespondența comercială; (b) din baze de date profesionale achiziționate din surse oficiale, care publică date de identificare ale societăților. Nu construim profiluri pe baza comportamentului online și nu cumpărăm date despre persoane fizice.

Datele folosite pentru marketing se păstrează 3 ani de la ultima interacțiune — un răspuns, o cerere de ofertă, o comandă — sau până la exprimarea opoziției, dacă aceasta intervine mai devreme. Datele contractuale au termenele proprii, descrise mai sus.

5. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, în condițiile art. 15–21 GDPR. Le poți exercita scriind la lab@smilemax.eu; răspundem în cel mult 30 de zile.

Dreptul la ștergere nu se aplică datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm — de exemplu datele din facturi și din contractele arhivate.

Dacă nu ești mulțumit de răspuns, te poți adresa ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), dataprotection.ro, sau instanțelor de judecată.

6. Securitate

Accesul la contracte și la documentele care conțin CNP este limitat la persoanele care le întocmesc și le arhivează. Fișierele digitale sunt stocate pe sisteme cu acces controlat. Comunicarea prin site se face criptat (HTTPS).

7. Modificări

Actualizăm această politică ori de câte ori se schimbă modul în care prelucrăm datele. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, cu data actualizării afișată mai jos.

Ultima actualizare: 3 august 2026

Date de identificare

SMILE MAX LABORATOR DENTAR DIGITAL S.R.L.

Sediul social: Str. Spitalului nr. 36, Ap. 13, Municipiul Reșița, județul Caraș-Severin, România

CUI 39155353 · Nr. înregistrare Registrul Comerțului J2018000209118

Capital social: 500 lei

E-mail: lab@smilemax.eu · Telefon: 0770 486 486

Neplătitor de TVA